Leestijd: 3 minuten
In een tijd waarin projecten steeds complexer en dynamischer worden, is flexibel projectmanagement essentieel geworden. De traditionele benaderingen volstaan niet langer, vooral in sectoren zoals software-implementatie, waar projecten vaak langer duren dan verwacht en voortdurende aanpassingen vereisen. Dit artikel verkent de behoefte aan een nieuwe benadering van projectmanagement, waarbij flexibiliteit en klantbetrokkenheid centraal staan.
Prince 2 Agile projectmanagement
In de zoektocht naar effectievere manieren om projecten te beheren, hebben we ons bij CCS gericht op het ontwikkelen van een nieuwe benadering van projectmanagement. Deze verschuiving van traditioneel projectmanagement naar flexibel agile projectmanagement stelt ons in staat om dichter bij de klant te staan en beter in te spelen op de veranderende eisen van de moderne bedrijfsomgeving.
De kunst van het gilde
Bernard Dirkse, Delivery Manager bij CCS: “Intern hebben we gildes opgericht voor de verschillende specialismen binnen de organisatie. Hoewel de term middeleeuws aandoet, is deze benadering verre van verouderd. Net als de gilden van weleer, hebben we binnen onze organisatie een effectief systeem opgebouwd om kennis te vergaren, te behouden en te verspreiden, waarbij we zowel nieuwe als bestaande collega's opleiden. Hierdoor beschikken we over interne experts met voortdurend up-to-date kennis en ervaring op diverse gebieden, waaronder het verzekeringsproces en -product, projectmanagement, systeemintegratie, solutioning (architectuur) en data. Deze specialisten werken volgens gestandaardiseerde methoden en beschikken bovendien over diepgaande kennis van de verzekeringssector. Binnen onze 'gilden' dragen zij actief bij aan het onderhouden van relevante kennis en het afstemmen ervan op de steeds veranderende behoeften van de verzekeringsmarkt.”
Waterval versus agile
In veel technische projecten, waaronder softwareprojecten, wordt nog steeds de traditionele 'watervalmethode' toegepast. Hoewel deze aanpak goed functioneert voor kleinere en minder complexe projecten, kent ze beperkingen bij grotere projecten, omdat het uiteindelijke resultaat pas aan het einde volledig beoordeeld kan worden met als risico dat het niet meer voldoet aan de uiteindelijke opdracht ofwel de huidige marktomstandigheden.
Bernard verduidelijkt: "De watervalmethode is solide, gestructureerd en overzichtelijk, maar mist flexibiliteit. Het is ideaal voor goed gedefinieerde projecten waarin weinig veranderingen optreden gedurende de looptijd. Maar dit is zelden het geval, vooral bij langdurige en complexe softwareprojecten. Inzichten ontwikkelen zich gedurende de uitvoering, en (markt)eisen kunnen wijzigen terwijl onverwachte omstandigheden invloed hebben op de oorspronkelijke aannames. Dit heeft directe gevolgen voor zowel het proces als het eindproduct. Het is cruciaal om deze veranderingen soepel te kunnen opvangen, zonder de noodzaak om talloze stappen opnieuw te doorlopen of het gehele project op zijn kop te zetten." De enige manier om dit te bereiken is als het projectmanagement is afgestemd op flexibiliteit.
In dergelijke situaties omarmt CCS graag de 'agile'-benadering, die zich kenmerkt door snelle, aanpasbare processen en het leveren van zichtbare en meetbare resultaten in korte cycli.
Opdrachtgever is de spil van het team
Bernard: “We hebben ervoor gekozen om een vaste projectteambenadering te omarmen waarbij we de opdrachtgever als spil beschouwen. Dit betekent dat de opdrachtgever gedurende het gehele traject actief deel uitmaakt van het (integrale) projectteam, waarbij hij of zij in staat is om alle aspecten te beïnvloeden en tijdig interne expertise in te schakelen. Zo waarborgen we een hoge mate van betrokkenheid en realiseren we gedeelde verantwoordelijkheid. Deze investering in tijd betaalt zich dubbel en dwars terug, met aanzienlijk versnelde projectopleveringen, beheersing van kosten en een cruciale lange termijn voordeel: het ontwikkelde systeem is geen 'blackbox'. Zowel CCS als de opdrachtgever zelf bezitten de kennis en begrip van de principes en de techniek, wat onderhoud en aanpassingen vereenvoudigt en kosten bespaart.”
De ervaring van Rabobank met de Agile Scrum aanpak van CCS
Bij Rabobank hebben we de flexibele projectmanagementaanpak met succes geïntroduceerd en getest.
Cees Knijnsberg (manager applicatie CCS-Level bij Rabobank): ”We hebben het team verdeeld in 3 squads, die agile in sprints van twee weken werken. Onze specialisten werken continue samen met de specialisten van CCS. Eigenlijk is er in het team geen onderscheid tussen in- en externe specialisten. Dat werkt heel goed. De samenwerking is open en eerlijk, we wisselen alle kennis uit en zeggen alles tegen elkaar: wat kan en wat niet kan, wat goed gaat en wat niet goed gaat.”
Rabobank en CCS investeren zo in goede samenwerking om een goed resultaat te behalen. De teams bestaan uit onder anderen business analisten, functioneel beheerders, systeem architecten en consultants. In de testfase, waar het project nu inzit, komen er uiteraard nog volop ontwikkelpunten naar voren. Dat moet ook. Daarmee wordt het systeem uiteindelijk goed en betrouwbaar. Door de samenwerking weet de opdrachtgever precies wat erin zit, hoe het is gemaakt en hoe het werkt.
Knijnsberg: “Door CCS consultants en onze eigen medewerkers in één squad te hebben en de agile manier van werken te omarmen, is de samenwerking geoptimaliseerd en maken we snelheid om de doelen te behalen.”
Prince 2 Agile projectmanagement: De weg naar succes in een continu veranderende wereld
De verschuiving naar flexibel projectmanagement, ondersteund door kennisdeling en nauwe klantbetrokkenheid, is een cruciale stap voor organisaties die willen gedijen in een steeds veranderende zakelijke omgeving. Door te breken met traditionele benaderingen en agile methoden te omarmen, kunnen bedrijven de complexiteit en veranderingen van moderne projecten effectief aanpakken en tegelijkertijd klantgericht blijven.