Privacy statement

CCS biedt innovatieve softwareoplossingen voor de verzekeringsbranche. Dankzij de krachtige combinatie van kennis over de branche en ervaring in ICT, helpen wij onze klanten te concurreren in de complexe en veeleisende verzekeringswereld. CCS verwerkt persoonsgegevens als onderdeel van onze producten en diensten.

In dit privacy statement beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welk doel. De bewaartermijnen komen aan de orde en daarna de beveiliging van persoonsgegevens. Het delen van persoonsgegevens met andere partijen wordt ook behandeld, alsook het gebruik van cookies. Tot slot volgt een paragraaf met uitleg over uw rechten als betrokkene en om daarover desgewenst contact op te nemen met CCS.

Wij vinden het belangrijk dat voor u duidelijk is hoe wij met persoonsgegevens omgaan, zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn. Daarom doen we graag alles wat we kunnen om uw privacy te beschermen. De regels voor de bescherming van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). CCS vindt een juiste uitvoering van de AVG erg belangrijk.

In dit privacy statement worden bepaalde begrippen gebruikt die nadere verklaring vragen. Hieronder leest u wat wij met deze woorden bedoelen:

  • Persoonsgegevens: alle data die kunnen worden herleid tot een persoon, een zogenaamde betrokkene. Voorbeelden zijn uw naam, adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Soms anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer als persoon traceerbaar bent. Een betrokkene kan een klant, een medewerker van een klant of relatie danwel een andere persoon zijn, wiens persoonsgegevens worden verwerkt. 
  • Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van gegevens.

Wie verwerkt uw gegevens?

De persoonsgegevens worden verwerkt door: Combined Computer Services C.C.S. B.V. - Vijzelmolenlaan 9 – Woerden, KvK 30089418.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens op verschillende manieren:

Via onze website (www.ccs.nl):
Informatie die we krijgen door uw gebruik van of uw bezoek aan onze website: contactgegevens zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, IP-adres, telefoonnummer, gebruikersnaam en wachtwoord van de portal account, maar ook informatie van uw webbrowser (zoals browsertype en browsertaal), internetprovider (ISP), besturingssysteem, datum/tijd stempel en clickstream-gegevens en de acties die u onderneemt op onze website (zoals de bekeken webpagina's en de aangeklikte links). En we verwerken ook uw voorkeuren voor bepaalde producten en diensten.

In relatie tot onze software en services:
Persoonsgegevens waartoe een select aantal medewerkers van CCS in het kader van het verlenen van deze diensten zoal toegang toe hebben of kunnen inzien: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, geslacht, BSN, IBAN, kopie identiteitsbewijs, dienstverbandgegevens (in/uit dienst, type overeenkomst, functie, personeelsnummer), werkhistorie, loongegevens (SV loon), gegevens in het kader van Wet verbetering poortwachter, gegevens betreffende de gezondheid, medische gegevens, uitkeringshistorie, gegevens betreffende arbeidsongeschiktheid (WIA), KvK-gegevens, BTW nummer, verzekeringsgegevens, financiële kwalificaties, factuurinformatie (zoals een factuurnaam en -adres), gegevens van partner en kinderen, schulden, WOZ-waarden, pensioengegevens.

Daarnaast krijgen we informatie over de medewerkers van klanten die van onze software en services gebruikmaken: zoals naam, bedrijfsnaam, geboortedatum, postadres, e-mailadres, IP-adres, telefoonnummer, gebruikersnaam en wachtwoord van de gebruiker.

Voor het geval dat wij in het kader van het verlenen van bepaalde diensten toegang tot persoonsgegevens hebben, is een verwerkersovereenkomst met de klant afgesloten.

In relatie tot sollicitanten:
Persoonsgegevens die ons worden verstrekt ten behoeve van een sollicitatie, zoals naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, nationaliteit, burgerlijke staat en alle overige in de sollicitatie vermelde persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij een relatie willen krijgen, hebben of hebben gehad. Denk daarbij aan:

  • particuliere leads en prospects van klanten (of van de opdrachtgever van de klant);
  • particuliere verzekerden en cliënten van klanten;
  • medewerkers van onze klanten;
  • derden: degene op wie schade verhaald wordt;
  • bezoekers van onze website;
  • personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waarmee wij een relatie hebben.

Voor welke doeleinden verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • om onze producten in gebruik te geven en onze diensten te verlenen;
  • voor marketing en business development activiteiten, zoals nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze evenementen en andere marketingcommunicatie die van belang kan zijn;
  • voor het behandelen van een sollicitatie of een inschrijving;
  • voor facturering en betaling;
  • voor verbetering van onze producten en dienstverlening;
  • om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen;
  • voor het genereren van statistieken betreffende het gebruik van de website en/of om de website te analyseren en te verbeteren.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meerdere van de volgende juridische grondslagen:

  • de uitvoering van een overeenkomst;
  • het voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • gerechtvaardigd belang;
  • uw toestemming.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het bereiken van de in dit privacy statement genoemde doeleinden dan wel om aan wet- en regelgeving te voldoen.

In het geval persoonsgegevens via of van klanten door ons worden verwerkt en opgeslagen, zullen die zo lang bewaard worden als door de betreffende klant is bepaald. Die persoonsgegevens zullen in beginsel worden vernietigd nadat het in gebruik geven van de CCS software en de door CCS verleende diensten definitief tot een einde zijn gekomen (zonder dat daarvan een kopie wordt gemaakt), tenzij de klant ons andere bewaarinstructies geeft.

Met wie delen wij uw gegevens?

Voor de in dit privacy statement beschreven doeleinden kan CCS uw persoonsgegevens delen met een vennootschap die behoort tot de groep van CCS.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derde partijen. Dit doen wij uiteraard niet zonder goede reden. Voor sommige werkzaamheden schakelen wij namelijk derde partijen in. Denk hierbij aan de hosting provider waar onze data worden opgeslagen en bewaard. Ook maken we gebruik van de e-mailmarketingdiensten van MailChimp en van de webintegratiediensten van Zapier. Wij maken alleen gebruik van derde partijen die passende beveiligingsmaatregelen treffen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Zij mogen uw persoonsgegevens niet gebruiken voor hun eigen marketingactiviteiten. Om dat te waarborgen, sluiten wij verwerkersovereenkomsten met deze partijen. CCS blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Die derde partijen kunnen zijn:

Toezichthouders en andere overheidsinstanties, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Externe leveranciers in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de in dit privacy statement omschreven doeleinden, zoals ICT leveranciers, leveranciers van communicatiediensten dan wel andere leveranciers aan wie wij bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden.

Doorgifte van uw persoonsgegevens naar bovenstaande derde partijen geschiedt alleen voor de in dit privacy statement genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de in dit privacy statement vermelde grondslagen.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte.

Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking.

Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als er aanwijzingen van misbruik zijn, wordt u verzocht contact met ons op te nemen via privacy@ccs.nl

Rechten van betrokkenen

De rechten van de betrokkenen zijn onder andere:

  • Het recht op inzage - Dit betekent dat u een verzoek kan doen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerkt hebben. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij verplicht zijn om op basis van een overeenkomst met onze klanten niet zelf te voldoen aan uw verzoek om kopieën van persoonsgegevens te verstrekken, maar u zullen moeten doorverwijzen naar die klant.
  • Het recht op rectificatie of verbetering van uw gegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn.
  • Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens - Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij verplicht zijn uw gegevens te bewaren om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen of te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens - Nogmaals, er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin wij juridisch niet bevoegd zijn om aan uw verzoek te voldoen.
  • Het recht om de gegeven toestemming in te trekken – Ook hierbij geldt dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij bevoegd zijn uw gegevens te blijven verwerken, met name indien de verwerking daarvan een vereiste is om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen.

Cookies

Op de website worden cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies wordt uw IP-adres verwerkt. Een cookie is een klein tekstbestand dat met de pagina’s van een website wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, die daardoor makkelijker wordt in gebruik.

Functionele cookies - Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven in een websiteportal of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze website en welke pagina’s – door bezoekers wordt bekeken.

Cookies voor websitestatistieken - Wij maken gebruik van Google Analytics om het bezoek aan de website te analyseren en zo de site steeds beter te kunnen maken voor onze bezoekers. Deze gegevens worden anoniem opgeslagen dus zijn niet te herleiden naar wie u bent. Ze worden alleen gebruikt om bezoek aan onze site te analyseren. Hoe Google met deze gegevens omgaat is conform haar eigen voorwaarden. Wij hebben geen invloed op deze voorwaarden.

Daarnaast maken wij gebruik van de marketing automation tool Hubspot om gegevens over uw gedrag op onze website te verzamelen en om uw persoonlijke gegevens die u zelf aanlevert, te verwerken. Het verstrekken van deze gegevens zorgt ervoor dat CCS een optimale websitebeleving kan aanbieden, eventueel contact kan opnemen en informatie over onze diensten en activiteiten kan verstrekken. Door op onze website te browsen, stemt u in met de privacy policy van Hubspot.

Toestemming - Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet.

Wij versleutelen alle gegevens die u via de website met CCS deelt met een SSL-beveiliging op basis van een https-protocol. Deze data worden opgeslagen in de database van het CRM-systeem van CCS.

Sociale netwerken en privacy - Op onze website zijn links opgenomen om pagina’s, berichten of meldingen te kunnen promoten of te delen op sociale netwerken als LinkedIn en Twitter. Deze functionaliteit wordt aangeleverd door LinkedIn en Twitter. Lees voor meer informatie hierover de privacyverklaring van LinkedIn en Twitter. Daarnaast maken we gebruik van de Insight Tag van LinkedIn en een facebook pixel om de prestaties van onze LinkedIn en facebook vermeldingen te meten en eerdere bezoekers van onze website advertenties aan te bieden die aansluiten bij de interesse op basis van eerder zoekgedrag.

U kunt het gebruik van cookies blokkeren door de instellingen in uw webbrowser aan te passen. Dit kan dan echter wel van invloed zijn op het functioneren van onze website.

Wijziging privacy statement

CCS kan dit privacy statement aanpassen. Dat doen we bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. Wij raden u daarom aan het privacy statement regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze website. U treft een link naar de meest actuele versie van ons privacy statement onderaan onze website. De laatste versie dateert van 23 maart 2020.

Contact

Mocht u nog nadere informatie willen of vragen of klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u schriftelijk contact met ons opnemen via: privacy@ccs.nl, t.a.v. de Privacy Officer en/of via Postbus 426, 3440 AK Woerden.