Cumela Verzekeringen: van stressvolle prolongaties naar volledige controle met Postex

 

Postex automatiseert en optimaliseert de verzending van zakelijke correspondentie. Door Postex te gebruiken in combinatie met Marketplace worden uitgaande documentstromen zoals aanmaningen of herinneringen, prolongatiefacturen, boekingsnota's en mutatiebrieven volledig gedigitaliseerd. In 2020 is Cumela Verzekeringen gestart met Postex via Marketplace om de digitalisering in de organisatie naar een hoger niveau te brengen.

Ralph de Hart

Ralph de Hart, Directeur Verzekeringen, heeft Cumela Verzekeringen zien uitgroeien van een kleine onderneming tot een organisatie met inmiddels 43 werknemers. Zij houden zich bezig met advisering rondom risico’s en verzekeringen voor de leden van brancheorganisatie Cumela Nederland. In een gesprek vertelt De Hart over de behoefte binnen Cumela Verzekeringen om te digitaliseren.

“Cumela is de brancheorganisatie voor groen, grond en infra in Nederland. Bijna 2.000 bedrijven zijn aangesloten bij de organisatie en ongeveer driekwart van alle grote (land)bouwmachines in Nederland zijn gelieerd aan de cumelasector (tractoren, graafmachines etc.). Cumela Verzekeringen is het centrale punt binnen de brancheorganisatie als het gaat om risico’s en verzekeringen in deze sector.”

Steeds meer digitaal

“Zoals in veel sectoren was het vroeger niet anders dan dat alles handmatig werd gedaan, automatisering was nog niet aan de orde. Het was heel normaal dat we elke maand grote hoeveelheden papieren documenten moesten uitprinten, deze stuk voor stuk moesten inpakken en vervolgens nog moesten verzenden. Je kunt je voorstellen, gezien ons ledenaantal, dat dit een erg tijdrovende bezigheid was. Digitalisering werd langzamerhand noodzakelijk. De werkzaamheden kostten onnodig veel tijd, de software om te digitaliseren was beschikbaar en onze leden en klanten gingen er simpelweg steeds meer om vragen.”

Cumela Verzekeringen - CCS Connects

Acceptatie van digitale processen

De Hart erkent dat de cumelasector van oudsher niet de meest vooroplopende sector is als het om digitalisering gaat. “De bedrijven en leden die bij ons zijn aangesloten, zijn vooral lekker buiten met machines bezig. Over het algemeen is er in deze sector wat minder interesse voor computers, laat staan digitalisering.” Met een knipoog: “Met de voeten in de klei en hoe meer pk’s, hoe beter. Maar langzaam zie je een kentering plaatsvinden. Ook in de cumelasector wordt steeds meer met computers, gps-apparatuur en data gewerkt. Tractoren waren vroeger bijvoorbeeld relatief eenvoudige machines, maar tegenwoordig zijn ze voorzien van tal van elektronische systemen om zo optimaal en efficiënt mogelijk te presteren. Digitalisering is in deze sector niet langer een ver-van-mijn-bedshow en dit helpt zeker mee in de acceptatie van en de wens voor digitale processen.”

“Het grootste voordeel vind ik toch wel dat we met Postex de hele transitie van papier naar digitaal hebben kunnen maken."

Ralph de Hart, directeur Cumela Verzekeringen

De uitdaging

De Hart zette zelf de eerste stappen in de digitalisering van documentstromen van Cumela Verzekeringen door eerst zelf te kijken naar de mogelijkheden in Level. “We waren al een tijdje zelf in Level aan het experimenteren met digitale polissen en nota’s. We zijn hierbij gaan kijken naar de mogelijkheden die Postex kon bieden.”

De grootste uitdagingen voor Cumela Verzekeringen bestonden uit twee hoofdpunten: enerzijds de overgangsperiode van papier naar digitaal en anderzijds e-mails met enorme hoeveelheden aan bijlagen.

Cumela Verzekeringen - CCS Connects

“We merkten dat documentstromen door elkaar begonnen te lopen; de ene klant wilde documenten digitaal ontvangen, terwijl de andere dit absoluut niet wilde. En kreeg een klant alles digitaal, dan was dit soms ontzettend onoverzichtelijk. Onze klanten hebben soms tot wel 100 (land)bouwmachines staan. Bij een prolongatie ontstonden op deze manier e-mailtjes met meerdere bijlagen voor elke machine. Dat is natuurlijk absoluut niet overzichtelijk en wenselijk. We zochten hiervoor een oplossing die relatief snel geïmplementeerd kon worden binnen onze huidige manier van werken.”

De oplossing

En deze oplossing vond Cumela Verzekeringen in Postex. De Hart vertelt hierover: “Via nieuwsbrieven van CCS over het aangekondigde partnership zijn we in contact gekomen met Postex. In brochures met referenties en voorbeeldcases werd precies het probleem beschreven waar wij tegenaan liepen. We hadden verwacht dat de implementatie van Postex complex zou zijn en veel tijd zou kosten. Tijdens de gesprekken met CCS en Postex bleek dit echter helemaal niet het geval te zijn. Door de soepele samenwerking konden we bijvoorbeeld al snel de prolongaties digitaal in bulk versturen.

De eerste stappen in het implementatietraject verliepen zeer soepel. Ik werk al ruim 26 jaar met Level en vooral de laatste jaren heb ik echt het gevoel gekregen dat de komst van Marketplace heeft bijgedragen aan een goede samenwerking tussen CCS-klant-partneroplossing. Met drie partijen worden afspraken gemaakt. Dit zorgt ervoor dat elke partij een verantwoordelijkheid heeft en hierdoor streeft naar een goede samenwerking. Het is fijn om altijd met Postex en CCS in gesprek te kunnen gaan over zaken die we willen doorontwikkelen.”

"De toepassing van Postex via Marketplace van CCS heeft ervoor gezorgd dat onze manier van werken efficiënter geworden. We kunnen onze klanten en leden nu nog beter en sneller informeren en ondersteunen"

Ralph de Hart, directeur Cumela Verzekeringen

Het resultaat

De Hart ontdekte al snel de voordelen van Postex in combinatie met Level en Marketplace. “Het grootste voordeel vind ik toch wel dat we met Postex de hele transitie van papier naar digitaal hebben kunnen maken. Omdat we met zoveel verschillende wensen te maken hadden vanuit onze klanten – digitaal of juist papieren documenten – was dat lastig in te regelen en bijna niet foutloos bij te houden. Met de komst van Postex heeft Cumela Verzekeringen hier geen omkijken meer naar.”

Cumela Verzekeringen - CCS Connects

Level functioneert als bron op basis waarvan Postex documenten verstuurt. CCS levert via Marketplace documenten aan en geeft daarbij een set aan metadata mee, die door Postex wordt herkend en wordt gebruikt om documenten te classificeren.

“We zenden alle communicatie naar Postex en deze maakt automatisch het onderscheidt in wat er voor de klant staat ingeregeld. Als een klant wil overstappen naar het digitaal ontvangen van correspondentie, dan hebben we dat zo in Postex aangepast. Doordat alle polissen, nota’s en correspondentie tegenwoordig digitaal zijn ingeregeld, bespaart dit ons ontzettend veel tijd in polisadministratie. Daarnaast is het met het vele thuiswerken tijdens de coronacrisis ideaal gebleken dat fysiek printen op kantoor steeds minder noodzakelijk is.

Voordat we met Postex werkten hadden we nog veel hand- en inpakwerk. Met name de periode rond de prolongatie kon best wel stressvol zijn. Tegenwoordig verloopt dit soepel en kunnen we correspondentie snel verzenden. Niet alleen is onze manier van werken efficiënter geworden, we kunnen onze klanten en leden nu nog beter en sneller informeren en ondersteunen.”